Маршрутная карта образец для водителя. Маршрутный лист для водителя легкового автомобиля

Работникам организации, которые в силу своей деятельности часто совершают служебные поездки по нескольку раз в день, обычно компенсируются транспортные расходы. Для их документального подтверждения составляется маршрутный лист. Как правильно заполняется этот документ вы можете узнать из данной статьи, а также бланк маршрутного листа служебных поездок скачать бесплатно.

Что такое маршрутный лист

Маршрутный лист представляет собой документ, в котором отражаются все совершаемые работником поездки. Его могут использовать следующие категории сотрудников:

• водители, работающие как на служебных, так и на личных автомобилях;
• курьеры;
• сотрудники, которые имеют разъездной характер работы, согласно должностной инструкции;
• сотрудники, которые в силу своей деятельности совершают служебные поездки (бухгалтера, юристы, руководители и т.д.).

Это не исчерпывающий список. Категории работников, которые должны вести маршрутный лист, определяются приказом руководителя.

Маршрутный лист: для чего он нужен

Составление маршрутного листа может преследовать следующие цели:

• подтверждать понесенные транспортные расходы сотрудника;
• подтверждать прибытие работника в то или иное место;
• служить основанием для выплаты транспортных расходов работнику;
• служить для анализа и оптимизации маршрутов.

В зависимости от того, для каких целей составляется маршрутный лист, он может отправляться:

• в бухгалтерию;
• непосредственному руководителю сотрудника.

Обратите внимание! Не нужно путать путевку и маршрутный лист водителя, это два разных документа. Первый утвержден законодательством, а применение второго остается на усмотрение работодателя.

Маршрутный лист: образец

Для того чтобы ответить на вопрос, как составить маршрутный лист, необходимо определить для каких целей он будет использоваться.

Как сделать маршрутный лист

Как уже было сказано выше, для того, чтобы подтвердить передвижения работника и его транспортные расходы составляется маршрутный лист. Бланк этого документа не утвержден законодательно, поэтому его содержание остается полностью на усмотрение работодателя. В конце статьи можно маршрутный лист (бланк) скачать бесплатно. Образец этого документа может содержать следующую информацию:

• ФИО работника, который его заполняет, должность и структурное подразделение;
• дата либо период маршрутного листа. Можно составлять и сдавать этот документ каждый день, а можно вести его неделю или месяц;
• адреса, прибытия и убытия;
• время прибытия и убытия (при необходимости);
• стоимость поездки и документ это подтверждающий. Как правило, это проездные документы (билеты, проездные, чеки такси и т.д.). Подтверждающие документы прикладывают к маршрутному листу;
• отметка о прибытии и убытии. Служит подтверждением того, что сотрудник действительно присутствовал в указанном месте.

По желанию руководителя в бланк маршрутного листа можно включить любую другую информацию.

Обычно бланк маршрутного листа утверждается локальными актами организации.

Как заполнять маршрутный лист

Заполнение маршрутного листа происходит следующим образом:

• маршрутный лист составляется на официальном бланке предприятия, либо указывается название организации. Поскольку в ряде случаев (при возмещении транспортных расходов) маршрутный лист будет являться первичным документом бухгалтерии, то название желательно указывать полностью;
• указывается название документа, номер (при наличии) и дата составления. Если маршрутный лист составляется не на один день, то указывается период;
• дальнейшая информация для удобства помещается в таблицу, каждая строка которой отводится под одно место, которое посещает сотрудник. Таблица заполняется по мере надобности. Делается это вручную самим работником. Если маршрутный лист служит подтверждением местонахождения работника, то в соответствующей колонке отметку должен поставить представитель другой организации. Это может быть роспись и расшифровка, либо печать (отдела кадров, для документов и т.д.)

После того, как маршрутный лист заполнен сотрудник его подписывает и сдает в бухгалтерию или своему непосредственному руководителю. Маршрутный лист является документом, который подтверждает перемещения сотрудника и его транспортные расходы. Он разрабатывается и утверждается в каждой организации самостоятельно, поскольку для этого документа нет унифицированного бланка

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя должен оформляться на каждое транспортное средство, а если за данным грузовиком закреплено несколько водителей, то и на каждого водителя.

Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП

Реквизиты путевого листа грузового автомобиля ИП

Какой бланк путевого листа грузового автомобиля использовать ИП

Где найти образец путевого листа грузового автомобиля для ИП

Путевой лист: особенности для грузового автомобиля ИП

Индивидуальные предприниматели - владельцы грузовиков, используемых в их предпринимательской деятельности, обязаны заполнять путевые листы для каждой автомашины. Один путевой лист может оформляться на срок от 1 до 30 суток.

Как правило, путевые листы выписываются ежедневно, кроме случаев, когда водитель будет выполнять заказ долгое время, не возвращаясь на место постоянной стоянки. В случае если на автотранспорте посменно работают несколько водителей, путевой лист заполняется на каждого их них.

Если ИП, владеющий авто, одновременно и водитель, он также обязан оформлять путевой лист на себя. В нем содержится вся необходимая информация о датах выполнения работ и преодоленном расстоянии. Эти данные необходимы для расчета стоимости оказанных транспортных услуг, зарплаты водителю и стоимости израсходованного топлива.

В случае остановки грузовика представителями ГИБДД водитель должен показать документы на груз - не только транспортно-сопроводительные, например, товарно-транспортную накладную, но и путевой лист.

При проверке трудовой инспекцией соблюдения предпринимателем норм трудового законодательства в отношении наемного персонала обязательно будут затребованы путевые листы, поскольку по ним можно отследить рабочий график водителя и установить корректность начисления зарплаты. Исходя из этих данных, будет видно, соблюдал ли предприниматель правила оплаты труда за сверхнормативный рабочий день (это актуально, если выполняются длительные рейсы).

Также путевой лист обязательно заинтересует проверяющих из налоговой. Изучив эти документы, они получат сведения о том, правильно ли была произведена калькуляция расходов на транспортировку.

Срок хранения путевого листа составляет 5 лет. Ответственность, если путевой лист будет составлен неверно, понесут солидарно ИП и водитель, хотя штрафные санкции применяются все же к предпринимателю.

Подробнее о сроках хранения таких первичных документов читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?»

Реквизиты путевого листа грузового автомобиля ИП

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/putevoj_list_gruzovogo_avtomobilya_individualnogo_predprinimatelya/

Путевой лист грузового автомобиля: для чего он применяется, виды, образец заполнения

Работа многих субъектов бизнеса связана с использованием в их деятельности транспортных средств. Законодательством устанавливается, что использование автотранспорта, независимо будь то собственного или привлеченного по договорам аренды, требует специального документального оформления. Рассмотрим каким образом составляется путевой лист грузового автомобиля в 2018 году.

Для чего необходимо составлять путевые листы

Если компания использует транспортные средства, то она должна организовать правильный учет показателей его работы.

Это необходимо не только для осуществления планирования затрат на его эксплуатацию, обоснованности налоговых расходов, но и для обеспечения безопасности машин как для работников компании, так и для третьих лиц.

Для этих целей субъекты могут разрабатывать и применять путевые листы, в которых отражается время работы транспорта, километраж, время простоев, количество перевезенного груза и т.д. Существуют рекомендованные Росстатом формы документов, которые подразделяются на два вида - 4-С и 4-П.

В путевом листе производятся отметки всех ответственных лиц, отвечающих за его безопасность, о допуске как самого автомобиля, так и водителя к работе. В данном бланке заправщик отражает количество топлива выданного на данную машину, а расчетчик определяет плановый и фактический его расход.

бухпроффи

Внимание ! В этом документ водитель отражает подробный путь следования автомобиля, с фиксацией точных адресов. Это позволяет руководству определить как исполняются порученные задания и доказать клиентам, что соответствующие услуги оказаны.

Путевой лист может оформляться на каждый день, а при необходимости на рабочую смену. При осуществлении перевозок груза и пассажиров, путевой лист является одним из наиважнейших документов.

Виды путевых листов для грузовых автомобилей

В зависимости от того, какие используются показатели для осуществления учета работы автомобиля, выделяют две разновидности путевых листов – 4-С и 4-П.

Форма 4-П

Путевой лист 4-П применяется в случаях, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование автомобиля плата рассчитывается исходя из повременных расценок.

К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Однако, при его применении существует ограничение. Такой путевой лист может оформляться, если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.

Форма 4-С

Используется для оформления работы транспортных средств чаще всего именно данная форма 4-С. Она позволяет учесть сдельные показатели применения автомобиля.

Такой путевой лист применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.

Путевой лист грузового автомобиля бланк 2018 скачать бесплатно

Образец заполнения путевого листа в 2018 году

По форме 4-П

Лицевая сторона

Такой путевой лист используется, если водителю начисляется зарплата согласно почасовой системы оплаты. Он предназначен только для двух рейсов, и для их фиксации на бланке находятся два отрывных купона, которые оформляются и передаются заказчикам.

Заполнение бланка необходимо начинать с верхней части. В правом углу проставляется штамп компании. Далее, необходимо указать серию и номер документа, и дату когда он составлялся.

В графах левой части бланка записываются данные об автомобиле и водителе. Сюда необходимо внести марку машины, ее гаражный и госномер, Ф.И.О. водителя и данные его водительского удостоверения. Следом располагаются графы, где можно указать данные о прицепах, работающих вместе с машиной - их марку, госномер и гаражный.

В следующую таблицу записывается задание водителю - название компании, в чье распоряжение он поступает, время прибытия и отъезда, количество часов работы и рейсов. Всего можно внести сведения о двух маршрутах.

Под таблицей диспетчер указывает количество топлива, которое нужно заправить в автомобиль, и подписью подтверждает допуск к рейсу. Ниже отметку о допуске делает врач.

Справа сведения в таблицы вносит диспетчер. В верхней он должен проставить данные о дне, месяце, часах и минутах по графику, километраж по спидометру, фактические показатели времени. Эти показатели нужно указать как о выезде, так и о возвращении.

В следующей таблице проставляются данные о движении горючего. Здесь необходимо записать его название, сколько было заправлено, остаток в баке при выезде и возвращении в гараж. Также здесь могут указываться данные о времени работы спецоборудования и двигателя в холостую.

Под табличкой подтверждающие подписи ставят заправщик, механик и диспетчер.

В нижней части расположены два отрезных купона. С этой стороны бланка их заполняет собственник транспорта. Здесь проставляются сведения о путевом листе, к которому они выписываются, показатели для расчета и их тарифные ставки. Внизу отрывного талона подводится стоимость оказанных услуг, после чего подписи ставят расчетчик и ответственное лицо.

Оборотная сторона

Оборотная сторона частично заполняется заказчиком перевозки. Она состоит из двух частей, заполнение каждой производится аналогично.

Сначала нужно указать название заказчика, дату и время прибытия и убытия, показатели спидометра в этот момент. Затем нужно проставить сведения о накладных, по которым перевозились грузы, количество рейсов, пункты маршрута.

Если были простои на линии, то их нужно занести в специальную таблицу, указав причины и даты начала и завершения.

В таблицу в нижней части заносятся показатели, используемые для расчета работы, и подводится общая стоимость по заказчику.

Под каждым расчетом ставят подписи расчетчик и лицо, отвечавшее за получение услуги.

Ниже находится вторая сторона отрезных талонов. Здесь данные также вносит заказчик услуги. Сюда нужно внести название владельца автомобиля, его марку и госномер, название заказчика, дату и время прибытия и убытия автомобиля, показания спидометра в каждый из этих моментов.

Ниже дублируются сведения о накладных. В завершение необходимо подвести итог числу накладных, числу рейсов, указать был ли задействован экспедитор при поездке.

По форме 4-С

Лицевая сторона

Этот путевой лист должен применяться при использовании сдельных показателей работы.

Несмотря на нововведения, они не потребовали изменения формы старого бланка. Его заполнение начинается с верхней части. В левом углу нужно поставить штампик организации, далее посередине записывается серия, номер документа и дата его оформления.

Правый блок граф заполняет диспетчер. Он записывает данные о запланированных дне, месяце, часах и минутах работы, показания спидометра, фактические данные о выезде. Все эти показатели указываются сначала на момент выезда из гаража, а затем на возвращение.

Далее идет таблица со сведения о движении горючего. Здесь нужно проставить марку горючего, сколько его было в баке при выезде и возвращении, сколько заправлено. Для корректного расчета расхода здесь также можно указать время, в течение которого двигатель работал на холостом ходу, либо было задействовано спецоборудование.

Под данными о движении горючего проставляют свои подписи заправщик, механик и диспетчер, подтверждая внесенные данные.

Следующая таблица занимает всю ширину документа. Здесь нужно указать куда отправляется автомобиль, время погрузки и разгрузки, название груза, километраж и тоннаж поездки и другие данные. Если планируется несколько рейсов за рабочий день, их все можно указать здесь в разных строках.

Нижняя часть предназначена для проставления подписей ответственными лицами. В левой части диспетчер указывает сколько нужно залить топлива автомобиль, подтверждает готовность автомобиля и водителя к работе. Ниже допуск к поездке ставит штатный медик.

В правой части есть пустые графы для прочих отметок ответственных лиц организации.

Оборотная сторона

Здесь должно быть указано:

• Пункты погрузки-разгрузки;
• Дата, часы и минуты погрузки и разгрузки;
• Сведения о работе прицепа;
• Данные о товарных документах, по которым перевозились грузы;
• Сведения и подпись ответственного лица от отправителя или получателя.

Если за день было выполнено несколько рейсов, то каждый нужно вносить в таблицу отдельной строкой.

Следующая таблица заполняется в случае, если по время рабочего дня были простои. Указываются причина, время начала и окончания, подпись ответственного лица.

Последняя таблица на этой стороне обобщает сведения о работе автомобиля и может использоваться для начисления зарплаты.

Здесь указываются:

• Данные о расходе горючего по норме и факту;
• Сведения о времени работы автомобиля и прицепа, с расшифровкой;
• Число рейсов и общий километраж;
• Тоннаж перевезенных грузов;
• Код начисления и сумма оплаты труда.

Под таблицей ставится подпись ответственного лица.

Порядок хранения документа

Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами - приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.

Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.

А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.

Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.

бухпроффи

Внимание! Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не меньше 4 лет, а во втором - 5 лет.

Ответственность и штрафные санкции

За неправильное оформление либо отсутствие путевого листа штраф могут налагать как ФНС, так и сотрудники ДПС.

Санкции за отсутствие у водителя документа указаны в КОАП. Поскольку за свой транспорт отвечает сам водитель, то за езду без путевки на него может быть выписан штраф 500 рублей.

Кроме этого, к ответственности могут привлечь должностное лицо компании, поскольку оно не обеспечило водителя документом. За это выписывается штраф в 20 тысяч руб. Если же наказание налагается непосредственно на организацию, то размер штрафа будет установлен в размере 100 тысяч руб.

Также штраф может быть выписан за неверное оформление бланка путевки. Если на нем нет отметки о проведении медосмотра, то выписывается штраф 30 тысяч руб. на саму компанию, и 5 тысяч руб. – на ответственное лицо. Такой же размер санкций накладывается и если не были соблюдены правила техосмотра.

В Кодексе оговаривается, что предприниматели несут равную с фирмами ответственность за нарушения с путевыми листами.

Помимо штрафов от ДПС, наличие путевых листов в составе документации компании будет проверять и налоговый орган. Их отсутствие либо потеря будет считаться нарушением правил учета доходов и расходов, с наложением штрафа в 10 тысяч руб.

бухпроффи

Важно! За несколько аналогичных нарушений в течение одного периода отчета размер санкций может быть увеличен до 30 тысяч руб. Если по причине потери путевых листов налоговая посчитает, что произошло занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от недоплаты.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/putevoj-list-gruzovogo-avtomobilya.html

Работа с путевыми листами в 1С

Согласно общих правил работы с маршрутными документами, перед началом работы водитель получает путевой лист, согласно которому выполняет задание. После выполнения задания, водитель сдает путевой лист диспетчеру. Только после этого диспетчер имеет право выдать водителю новый путевой лист.

Как правило, документ выдается на один день или смену, но программа позволяет выписывать документы на месяц и на любой другой срок. В работе с программой мы так же будем придерживаться этого правила – выписывать новый путевой лист только после проведения предыдущего.

Условно разделим работу на 2 этапа.

1. Создание путевого листа, печать и выдача водителю

Рассмотрим на примере путевого листа грузового автомобиля (форма №4-С).

Создаем новый документ. Для этого перейдите в пункт «Путевые листы» > «Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)».

Для введения нового путевого листа в программу используйте кнопку «Создать», после чего откроется форма редактирования.

Организация и подразделения заполняются автоматически из значения по умолчанию (может быть указана в карточке ТС или константой), либо выбором, нажав.

Дата должна соответствовать дате выезда ТС из гаража.

Автомобиль выбираем из справочника, нажав. Если за автомобилем закреплен прицеп, то он автоматически заполнится в строке «Прицеп №1», либо выбрать соответствующий, нажав.

Заполняем строку «Водитель 1», нажав.

Дата и время выезда из гаража в блоке «Работа и ГСМ» заполняются автоматически и равна дате документа.

Показатели спидометра и ГСМ при выезде заполнятся автоматически из предыдущего путевого листа, или если на этот автомобиль были введены начальные данные.

При необходимости вы можете принудительно обновить остатки при выезде и пересчитать путевой лист. Это удобно при исправлении документов задним числом. Для группового пересчета используйте обработку «Пересчет ГСМ и Спидометра».

Можно выбрать любой ранее сохранный адрес, не обязательно принадлежащий выбранному заказчику.

На этом этапе можно распечатать путевой лист, поставить соответствующие подписи и выдать его водителю. Можно печатать с данными возврата и без.

После чего нажать. Документ запишется, но не будет проведен. Проводить будем на следующем этапе, после того как водитель вернет документ обратно. Оставлять документ не проведенным удобно ещё и потому, что сразу видно какие документы выданы, но не возвращены и не обработаны.

2. Получение путевого листа от водителя, заполнение фактическими данными и проведение

По окончании смены водитель сдает путевой лист, где у него будут заполнены: показатели спидометра и топлива при въезде в гараж, количество топлива, выданного по заправочному листу за этот день, ездки, количество перевезенного груза. Эти данные нам необходимы для правильного расчета топлива по норме.

Для этого заходим в пункт «Путевые листы» > «Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)» или «Путевые листы (все)», находим путевой лист, открываем и заполняем все недостающие данные: дату и время при въезде в гараж, «нулевой пробег» (если известно, сколько км ТС двигалось без груза), выдано ГСМ, табличную часть, а именно, для точного расчета расхода ГМС по норме нужно заполнить графы, где пробег за все ездки.

Поправочный коэффициент (D) заполняется либо автоматически из автомобиля (если при вводе в справочнике «Транспортные средства» этот коэффициент был учтен), либо в ручную руководствуясь разделом 2 п. 5, п.6 методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте или спецификацией ТС.

Когда табличная часть будет заполнена, то показатель спидометра «на конец дня» заполнится автоматически.

Для автобусов, самосвалов, специальных автомобилей нужно заполнить «Т-Количество работы спец. оборудования».

Если все данные внесены верно, то автоматически рассчитается расход по норме, который может соответствовать или не соответствовать фактическому расходу ГСМ.

Если нужно, чтобы фактический расход был равен расходу по норме, можно нажать кнопку «=», либо установить вручную.

Вкладка «Топливо» заполняется автоматически, заглядывать в неё имеет смысл только если ТС использует несколько видов топлива. На этой вкладке, при необходимости можно вручную отредактировать «фактический расход» и «выдано» по конкретному виду топлива. Подробнее о работе с несколькими видами топлива.

Иногда возникает необходимость списать топливо датой возвращения (например, если путевой лист выдан на длительный срок и переходит на другой месяц). В этом случае установите галочку «Провести датой возврата» на вкладке топливо. Следующий путевой лист должен быть позже даты возврата, чтобы не нарушалась последовательность.

Если путевой лист был создан на основании «Заявок» на перевозку, то на вкладки «Заявки» вы можете просмотреть список этих заявок. Подробнее о работе с заявками.

Если пробег между адресами не известен, вы можете загрузить его из бесплатного он-лайн сервиса. Подробнее о автоматическом заполнении пробега.

Если на ваших ТС установлена одна из поддерживаемых систем мониторинга транспорта, вы можете загрузить данные по пробегу и маршруту из этой системы в путевой лист. Подробнее о настройке модуля «Мониторинг».

На этом создание путевого листа завершено. Записываем и проводим. Печатаем при необходимости.

В компаниях, где сотрудникам часто приходится совершать различные поездки по служебным делам, в том числе с использованием личного транспорта, целесообразно использовать маршрутные листы. Этот документ первичного учета необходим для последующего возмещения расходов, связанных с передвижениями как в пределах населенного пункта, где находится предприятие, так и для обоснования некоторых видов командировочных расходов.

Маршрутный лист — для чего нужен

Маршрутный лист необходим для возмещения различных расходов сотрудникам, а также подтверждения их поездки. Он необходим для:

• оплаты различных проездных документов;
• возмещения расходов на использование ;
• подтверждения места пребывания сотрудника, с , в рабочее время;
• составления оптимального маршрута перемещения;
• оптимизации расходов на транспорт.

Маршрутный лист является для бухгалтерии основанием для возмещения расходов сотрудников.

Вместе с тем, этот документ является своего рода отчетом о поездках и для оплаты необходимо приложить к нему оригиналы чеков на оплату топлива, проездных билетов и иных подтверждающих документов.

Маршрутный лист часто используется в деятельности логистических и транспортных компаний, служб такси, курьерской доставки. Его можно оформлять не только для штатных водителей организации, но и для разовых поездок персонала, например, в случае, когда бухгалтеру необходимо отвезти в налоговую документы или юристу съездить в службу судебных приставов.

А работники служб сбыта могут использовать маршрутный лист не только для подтверждения затрат на поездки, но и для планирования оптимального маршрута при заключении договоров с несколькими клиентами.

Кроме того, маршрутный лист является документом первичного учета и может быть затребован налоговыми органами при проверке оснований для различных выплат.

Как составить маршрутный лист

Единой формы этого документа нет. Каждая компания самостоятельно разрабатывает маршрутный лист, в соответствии с потребностями.

За образец можно взять одну из форм путевых листов (Постановление Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 года). Кроме того, содержание маршрутного листа должно отвечать требованиям, предъявляемым к оформлению первичных учетных документов (федеральный закон № 402-ФЗ, ст. 9).

В нем указывают:

Правила оформления и использования, типовой образец такого первичного документа определяют в учетной политике компании. Там же указывают и периодичность его передачи в бухгалтерскую службу.

Например, для курьера отдела доставки, которому необходимо ежедневно совершать несколько поездок, такой документ нужно заполнять и сдавать бухгалтеру каждый день. А работникам кадрового подразделения предприятия с разовыми поездками по рабочим вопросам, можно оформлять его раз в неделю или месяц, постепенно внося туда сведения о перемещениях или заполнять отдельные маршрутные листы на каждую поездку.

Регистрируются маршрутные листы так же, как и любые другие внутренние документы организации.

В учетной политике компании или положении о документообороте определяют и сроки хранения этого документа. Обычно он не превышает 5 лет. Например, можно установить срок в 2 года или уничтожать документы сразу после проведения налоговой проверки и составления акта по ней.

Исключение составляют только те маршрутные листы, которые являются единственным документом, подтверждающим перевозку различных опасных грузов. Такая бумага является основанием для назначения льгот за работу в условиях повышенной опасности для здоровья работника и подлежит хранению в течение 75 лет.

Форма маршрутного листа, бланк

Маршрутный лист состоит из трех частей.

Первая (титульная) часть содержит название документа, наименование субъекта хозяйствования, должность и фамилию сотрудника, которому предстоит поездка, краткое описание ее целей, а также регистрационный номер и дату составления.

Во второй части заполняют все данные о маршруте следования. Как правило, ее оформляют в виде таблицы. Туда вносят:

Дополнительно можно внести в таблицу подписи лиц, подтверждающих доставку или пребывание сотрудника в пункте, указанном целью поездки.

Третья часть содержит подписи лиц, подтверждающих достоверность сведений и дату принятия документа к учету.

Как заполнять маршрутный лист

Вначале заполняют титульную часть маршрутного листа. Туда вносят общие сведения о поездке и сотруднике, который ее совершает, с указанием его фамилии и должности.

При использовании служебного автотранспорта часто совершают ошибку, записывая водителя автомобиля вместо работника, который воспользовался транспортом компании.

Например, поездку инициировал юрисконсульт по служебной необходимости, а в маршрутный лист вписали водителя.

Цель поездки описывают детально.

Например, не «служебная необходимость», а «доставка сувенирной и рекламной продукции для оформления выставочного стенда».

Например,

После заполнения всех сведений его подписывает сотрудник, совершавший поездку и работник бухгалтерской службы, проверявший правильность данных в документе и принявший его к учету.

В основные сведения о поездке можно добавлять графы о любой, необходимой информации.

Пример заполнения маршрутного листа для водителя служебного автомобиля

Закрытое акционерное общество «Гигантино»

Маршрутный лист

12.06.2018 № 1254

Должностное лицо — водитель служебного автомобиля Мамонтов С. Г.

Цель поездки — доставка полуфабрикатов в столовые учреждений образования г. Мичуринска

Маршрутный лист составил — водитель Мамонтов С. Г.

Сведения проверены и приняты к учету — старший бухгалтер Ермилова А. П.

Пример заполнения маршрутного листа для курьера службы доставки

Индивидуальный предприниматель Курилькин А. З.

Маршрутный лист

03.05.2018 № 1

Должностное лицо — курьер службы доставки Муховкин А. П.

Цель поездки — доставка готовых блюд

К маршрутному листу приложены кассовые чеки № 15 и № 18 от 03.05.2018, с заправки ОАО «Нефтьпром», на заправку топливом личного автомобиля, гос. номер 147ТАК, используемого в служебных целях.

Маршрутный лист составил — курьер Муховкин А. П.

Сведения и документы проверены и приняты к учету — бухгалтер Ильина В. С.

Маршрутные листы не только подтверждают факт совершения поездки и транспортных расходов, но и позволяют оптимизировать затраты, путем разработки наиболее коротких и удобных маршрутов для постоянных поездок. Они являются основанием для возмещения работникам потраченных на проезд денег. Кроме того, их наличие и правильное оформление будет являться обоснованием расхода средств на возмещение при проведении налоговых и иных проверок.

Многие сотрудники — водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (а именно ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей . Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами. Одним из таких документов выступает маршрутный лист.

С его помощью сотрудники могут подтвердить, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.

В дальнейшем маршрутный лист вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег будет считаться основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он служит документом бухгалтерского и налогового учета.

В некоторых случаях маршрутные листы помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальный путь. Эти действия могут существенно снизить затраты организации на передвижение сотрудников по городу. Посмотреть и скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк) вы можете ниже

Образец: маршрутный лист

Скачать бесплатно образец маршрутного листа (бланк)

Утвержденной формы бланка не существует. Поэтому каждая организация самостоятельно разрабатывает собственную форму. Вы можете скачать бланк маршрутного листа, предложенный нами, или разработать свой шаблон самостоятельно на свое усмотрение. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа.

За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность подачи документа и порядок его оформления.

Скачать бланк маршрутного листа служебных поездок (заполненный)

Порядок оформления

Лист оформляется в таком порядке:

1. Листок составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
2. По ходу движения в листе делаются отметки.
3. По возвращении лист сдается в бухгалтерию или отдел логистики.

К сданному листу прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: например, отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.

Расходы проверит бухгалтер организации, директор — подпишет, а затем на его основании работнику будут возмещены расходы (если он потратил свои деньги) либо бухгалтерия спишет деньги, которые были выданы подотчет.

Данные о выдаче документа заносятся в .

Правила заполнения

Листок оформляется водителем по итогам разъездов по городу за один день. Заполняется он следующим образом:

• вверху документа по центру строки пишется наименование организации. Ниже указываются населенный пункт и дата оформления;
• указывается Ф.И.О. и должность работника, на которого он составляется. Далее вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
• в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты документа, подтверждающего затраты на поездку, а также сумма затраченных средств;
• листок должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.

После того как листок оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок на него может быть обращено внимание контролирующих структур.

На что обратить внимание

Если вы решили скачать бланк маршрутного лист служебных поездок из нашего материала, то, пожалуйста, обратите внимание на следующие важные моменты

1. Порядок работы с данным документом должен быть утвержден ЛНА, а также люди, ответственные за регистрацию, выдачу и хранение.
2. Печать на данном документе ставить не обязательно, но если печать есть, то это не будет нарушением и добавит солидности документу.
3. Расходы, заносимые в маршрутный лист, должны быть обоснованными и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возмещать расходы.
4. Маршрутный лист не является путевым листом, хотя и является его составной частью. Поэтому отметок медицинских работников там ставить не нужно, но если вы оформляете путевой лист, то отметка медика и техника там обязательны.

Порядок хранения

Оформленные маршрутные листы должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда — хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

На сегодняшний день маршрутный лист используется не так часто, как путевой. Однако иногда его наличие крайне необходимо. Часто их выписывают для точного определения маршрута, который нужно преодолеть для достижения определенной цели. Это может быть документально зафиксированная рекомендация логистов для грузоперевозчиков, вариант постановки боевой задачи у военных или напоминания торговому представителю, работающему на доставке, обо всех пунктах разгрузки в порядке достижения. Отдельный маршрутный лист выписывается на колонну.

Документ не является унифицированным, поэтому его использование позволяет достигать самых различных целей. Естественно, при этом каждая организация (или индивидуальный предприниматель) разрабатывает свою форму, максимально отвечающую поставленным задачам.

Заполнять его приходится на сотрудников, которые имеют разъездной характер работы. В каждом случае там указывается цель поездки и ее точный маршрут, включая и время, отведенное на поездку. Во многих случаях вместе с приложенными первичными документами маршрутный лист становится подтверждением расходов сотрудника и основанием для выдачи ему компенсации.

Кроме того, при помощи дополнительного документа, отчета о проведенной работе по выданному листу, можно делать расчеты о полученных средствах (товаре, продукции), или о собственной задолженности по обязательствам. Предлагается образец бланка:

Есть несколько отличий от путевого листа:

• и для легковых, и для грузовых автомобилей маршрутный лист, в отличие от путевого, может иметь произвольную форму (при выполнении некоторых обязательных условий);
• в документе не указывается количество горючего или километраж;
• для грузового и легкового автомобиля выписывается маршрутный лист по одинаковой форме;
• путевые листы должны выдаваться на все автомобили, маршрутные - по производственной необходимости;
• маршрутные листы сохраняются до первой внутренней проверки, чаще всего ежеквартальной, хотя сдаваться должны, как и путевые листы, в течение трех суток. Путевые листы хранятся 5 лет и относятся к документам строгой отчетности. Маршрутные уничтожаются после оформления акта приема.
• этот тип документов не оформляется на водителей легковых автомобилей, если они обеспечивают работу должностных лиц, оперативных и дежурных служб.

Что нужно для функциональности бланка

Законодательство позволяет менять форму. Составляя его самостоятельно, следует учитывать в зависимости от потребностей предприятия (учреждения, ИП):

1. Наличие обязательных данных, требуемых законодательством - название документа, его выходной номер и срок действия, данные на водителя, транспортное средство и его собственника.
2. Начальная и конечная точка маршрута.
3. Возможность отследить цель поездки.
4. Подписи ответственного лица, бухгалтера и самого водителя.

При этом нет зависимости от типа автомобиля - грузового или легкового.

Естественно, в зависимости от направления деятельности меняются графы. В частности, предприниматели и торговые представители часто работают с доставкой товара. В их варианте бланка должны быть графы не только с адресами доставки, но и для учета документов, по которым отпускается груз, для подписи получателями, а иногда и для средств, которыми оплачивают привезенный товар.

В любом случае полезной может быть графа «Примечание», в которой можно прописывать вынужденные отклонения от маршрута, невыполненные поставки, отсутствие оплаты, возвраты и прочее.

Специализированные грузовые транспортные средства часто работают с почасовой оплатой. Иногда водители обеспечивают работу специалиста с таким типом оплаты. В таком случае разумно использовать графы для часов использования транспортной единицы по каждому конкретному отрезку маршрута.

Образец составления бланка маршрутного листа для торгового представителя, работающего с поставками, можно скачать бесплатно по ссылке ниже.

Некоторые детали заполнения

1. Все, что не касается непосредственно работы водителя, заполняет ответственное лицо (начальник учреждения, отделения).
2. Водитель заполняет свою часть бланка непосредственно по выполнению каждой части порученной работы, отображая свою деятельность в документальной форме.
3. Если на автомобиле работают несколько водителей, маршрутный лист оформляется на каждого в отдельности. Это касается как легковых, так и грузовых автомобилей.
4. Временем действия может быть как часть дня, так и длительный срок в несколько недель, в зависимости от цели поставленной задачи.
5. По окончании работ водитель сдает маршрутный лист вместе с первичными документами, заполняя при этом графу «Примечание».
6. После проверки документов, заполняется «Акт выполнения работ», после чего маршрутный лист закрывается. При этом его подписывают ответственное лицо, водитель и бухгалтер.

Отличный видеоурок по заполнению маршрутного листа торговым представителем можно посмотреть бесплатно по ссылке.