Правила написания дипломатического письма образец. Тема: виды дипломатической переписки

Формы дипломатической деятельности чрезвычайно разнообразны: визиты, установление контактов и ведения бесед, проведение переговоров, поиски и сбор информации, информационными-разъяснительная работа. Но все эти формы или абсолютное большинство из них направляются на заключительный и самый ответственный этап дипломатической деятельности - подготовке дипломатических документов, которая занимает более половины времени дипломатов, работающих в иностранных представительствах, и еще больше - в центральном аппарате.

Дипломатическая переписка - одна из консервативных сфер дипломатической практики, а потому предполагает соблюдение ряда традиционных правил дипломатического протокола (комплиментарность, формы вежливости, язык). Эти правила выработаны в течение тысячелетий, и свободный отступление от этих, казалось бы, архаичных форм может привести к нежелательным последствиям, даже к обострению отношений.

Подготовке дипломатических документов, дипломатическая переписка можно разделить на два основных блока - официальное и личное дипломатическая переписка с представителями иностранных государств и внутриведомственное переписки с МИД и другими государственными и общественными организациями своей страны.

Итак, документы зовнишньодипломатичного переписки - это:

Личные (подписные) ноты

Вербальные ноты

Частные письма полуофициального характера;

Памятные записки;

Меморандумы;

Заявления.

Документы внешне дипломатической переписки

При подготовке этих документов нужно помнить самое главное - речь идет о общения государств и правительств, равных субъектов международного права, и любое унижение прав, достоинств, престижа другого суверенного государства абсолютно недопустимо.

Наиболее распространенными документами дипломатической переписки были и остаются личные и вербальные ноты.

Личная нота направляется из важнейших вопросов и включает в себя информацию о событии особой политической важности (например, изменение государственного устройства, оформленные договоренности по тому или иному важному вопросу двусторонних отношений). Посол или посланник, который вручил верительные грамоты главе государства пребывания, информирует об этом своих коллег по дипломатическому корпусу также личной нотой.

Личное ноту используют для информирования о временном или окончательный отъезд главы дипломатического представительства из страны, для в представлении временного поверенного в делах, направляется в ответ на полученную личную ноту. В последнее время, особенно в связи с ростом количества диппредставительств, для передачи такого рода информации используют вербальные ноты.

Личное ноту составляют в форме письма, в первом лице от имени того, кто ее подписывает. Она печатается на соответствующем нотном бланке с государственным гербом и подписью под ним "Министерство иностранных дел Украины" или "Посольство Украины в... (название страны)". Общепринятый формат ноты - двойное левое поле основного текста.

Личная нота начинается обращением, наиболее распространенными формами которого являются: "Ваше Высокопревосходительство", "Уважаемый господин Министр", "Уважаемый господин Посол". Такая форма обращения должна настраивать того, кто получит ноту, на доброжелательное отношение к содержанию. Далее следует изложение сути вопроса, текст, как правило, начинается словами "имею честь". В личной ноте, содержащий сочувствие или протест, слова "имею честь" пропускают. Заканчивается личная нота комплиментом (форма вежливости), в котором автор выражает свое уважение:

Личные ноты дипломатических представителей отдельных государств могут заканчиваться и иначе, а именно: "С глубоким уважением", "С", "Искренне Ваш". В ноте-ответы в порядке взаимности целесообразно принять такие же комплименты, потому что изменение комплимента может быть расценена адресатом как имеющая определенное значение.

Под текстом личной ноты ставится подпись лица, от имени которого она ссылается. Печать, фамилия и должность того, кто подписывает ноту, не обязательны.

Адрес пишется в левом нижнем углу первой страницы ноты, независимо от количества страниц. В адресе отмечается ранг лица, которому направляется нота

В отдельных случаях, в зависимости от местной практики и на основе взаимного уважения, перед фамилией лица, которому направляется нота, может использоваться титул

На конверте указывается тот же адрес, что и на личной ноте.

Издание рассчитано на молодых специалистов и начинающих менеджеров в области международного сотрудничества, студентов факультетов международных отношений, учащихся специальных курсов, а также на широкий круг читателей, интересующихся данной тематикой.

Книга:

Виды дипломатической

переписки

Вся дипломатическая переписка осуществляется, главным образом, в форме нот (лат. nota – знак, замечание). При этом следует иметь в виду, что изложенные и сформулированные в нотах факты выражают официальную точку зрения государства, которое представляет соответствующее дипломатическое или консульское учреждение. Ноты, по традиции, охватывают все виды переписки между дипломатическими и консульскими представительствами с федеральными и местными властями. Они могут быть написаны от первого или третьего лица, могут быть как официальными, так и неофициальными. Ноты отправляются с курьером, а также могут вручаться во время личной беседы.

Ноты подразделяются на:

Вербальные,

Циркулярные,

Коллективные,

Ноты протеста.

Дипломатические послания могут также излагаться в форме па

мятных записок, меморандумов, манифестов и даже ультиматумов.

Выбор вида документа дипломатической переписки зависит от конкретной цели, которую намерен достигнуть отправитель, а при ответе на ноту – в зависимости от того, какова была форма послания, на которое планируется направить ответ, каковы содержание и цель этого ответа, а также какие стереотипы приняты на этот счет в стране получателя и стране отправителя. Как правило, ответная корреспонденция направляется в той же форме, что и полученная.

Глава каждого дипломатического или консульского представительства сам решает, какую форму переписки будет использовать в общении с властями страны пребывания и со своими коллегами по дипломатическому корпусу, однако при этом он всегда должен ориентироваться на местный протокол и обычаи.

Для написания официального дипломатического письма часто используется форма личной ноты. Направление такого вида документа в международной практике означает, что изложенному в ноте вопросу придается особо серьезное значение. В большинстве случаев личная нота содержит информацию о каком-то важном событии и выражает отношение к нему.

Личная нота составляется от имени подписывающего ее лица и начинается с обращения к лицу, которому адресована. После изложения фактической стороны дела нота заканчивается трафаретной формулой вежливости. В случае если сказанного в ноте недостаточно для подробного изложения или освещения вопроса, к ней прилагается меморандум с обоснованием приведенных положений, изложением документального, справочного и цифрового материала, юридической аргументацией и прочим. Документ печатается на специальном нотном бланке с вытисненным государственным гербом и вытесненной надписью под гербом, например, Представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в Санкт-Петербурге. В верхнем правом углу личной ноты проставляются место и дата отправки. В левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц текста, проставляется адрес, состоящий из инициалов, фамилии и полной официальной должности лица, которому нота предназначена. Тональность личных нот может быть более или менее теплой.

Если такой документ начинается словами: «Господин Министр» или «Господин Посол» и заканчивается «С уважением» (без «искреннего» или «глубокого»), то это свидетельствует о намерении автора сделать ноту сдержанной, например, сообщая о каких-то серьезных разногласиях в оценке тех или иных событий. Автор письма может начать личную ноту и такими словами: «Уважаемый господин Министр» или «Уважаемый господин посол» и закончить комплиментом: «С искренним уважением», с тем, чтобы придать документу более теплый и дружеский характер.

Например:

Представительство

Министерства иностранных дел

Российской Федерации

Уважаемый господин Войчеховский,

прошу принять мою искреннюю благодарность за Ваше дружеское поздравление по случаю успешного выступления российских спортсменов на Международных Олимпийских играх в Бразилии.

Полностью разделяю Ваше мнение, что этот успех стал результатом серьезной подготовки российских спортсменов, а также умения бороться и побеждать в сложных условиях.

С искренним уважением _________________________

(личная подпись)

Господину Войчеховскому

Генеральному консулу Республики

Польша

Форма обращения в личной ноте зависит также и от конкретного случая, и от местной практики.

В письме к министру обращение может начинаться словами: «господин Министр» или «Ваше Превосходительство». В письме к послу или посланнику – «господин Посол (Посланник)» или «Ваше Превосходительство», временному поверенному в делах – «господин Поверенный в делах». Если поверенный в делах (то есть руководитель посольства в отсутствие посла) имеет ранг советника-посланника, то к нему следует обращаться «господин Министр».

Заключительные комплименты применяются с учетом политического, служебного положения или ранга адресата. Например, в обращениях к премьер-министру, председателю парламента, министру иностранных дел, другим министрам и послам принято также писать: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем весьма высоком к Вам уважении». На комплимент – «весьма высокое уважение», как и на обращение «Ваше Превосходительство», – имеют право также лица, находящиеся в отставке. Заместителям министра, директорам департаментов, если они не имеют ранга посла, посланникам, советникам-посланникам и лицам равноценного им положения пишут: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем высоком уважении»; Временному Поверенному в делах (не имеющему ранга посланника) – «Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении)». В местной протокольной практике отдельных стран могут быть некоторые особенности в применении комплиментов (или отклонении от общепринятых).

После комплимента следует личная подпись посылающего ноту лица, которая должна быть разборчива. Печать на личной ноте не ставится. В левом нижнем углу, всегда на первой странице, пишется адрес лица, которому направляется нота. Адрес состоит из соответствующего титулования («Его Превосходительству», или «Е.П.», например), имени и фамилии, официальной должности лица, названия представляемой им страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота.

Печать на личной ноте, а также фамилия лица, подписывающего такой дипломатический документ, не проставляются.

Наиболее распространенной формой дипломатической переписки является вербальная нота. В дипломатическом обиходе такой документ означает: он должен быть принят во внимание. Посредством таких документов министерства иностранных дел, дипломатические и консульские представительства осуществляют повседневные официальные контакты.

В отличие от личной, вербальная нота носит менее официальный характер и не подписывается отправителем. Текст документа начинается с заголовка «Вербальная нота». Он обычно бывает кратким, не более чем на одну-две страницы.

В вербальной ноте может излагаться самый разнообразный круг вопросов – от политических до сугубо служебных, – в том числе информация протокольного характера (организация культурно-ознакомительных мероприятий, приглашение к участию в торжествах, ритуальных акциях), запросы о предоставлении виз и тому подобное. Ею пользуются также в качестве сопроводительного письма к меморандуму либо для напоминания об ожидании ответа на предыдущие ноты или устные заявления. Вербальная нота составляется в третьем лице от имени направляющего ее дипломатического представительства или ведомства внешних сношений одной страны соответствующему представительству или ведомству другой страны. Отправитель парафирует ноту, то есть вместо подписи под текстом ставит свои инициалы, и скрепляет ее печатью. Дата проставляется на отдельной строке после последнего слова текста ноты. В нижнем левом углу пишется полное название ее получателя.

Вербальная нота начинается с обращения стереотипной формы: «Генеральное консульство (далее название государства) свидетельствует свое уважение (далее полное наименование адресата, причем принято писать полное официальное название государства как отправителя, так и получателя) и имеет честь сообщить…». В случае ответа после обращения пишется: «В связи с нотой Представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в Санкт-Петербурге №… от (указание даты) имеет честь сообщить…». Заканчивается вербальная нота комплиментом, который обычно формулируется следующим образом: «Генеральное консульство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству (Представительству МИД России) уверения в своем самом высоком уважении». Комплимент опускается только в случае, если в документе содержится протест по поводу неправомерных действий адресата, грубого нарушения его представителями норм поведения и тому подобное. Иногда в комплименте опускаются слова «пользуется этим случаем», когда, например, в ноте сообщается о дорожно-транспортном происшествии с участием дипломата, в результате которого имеются человеческие жертвы. Комплимент может принять следующую форму: «Министерство возобновляет Посольству уверения в своем высоком уважении». Комплимент полностью отсутствует, если нота содержит протест в связи с действиями представителей посольства или государства: попытка заниматься незаконной деятельностью, грубое нарушение норм поведения и т. п.

Если вербальная нота министерства является ответом на ноту посольства, то она должна начинаться со слов: «Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Соединенных Штатов Америки и, в связи с нотой Посольства №… от…… (число, месяц, год), имеет честь сообщить следующее…»

Что касается языка вербальной ноты, то в переписке недопустимы резкие выражения, оскорбляющие достоинства фразы, туманные намеки, восклицательные знаки, сокращения и употребление слов, имеющих двоякое толкование. Работая, например, над текстом ноты, содержащей протест, надо помнить, что она может быть не принята, что, в свою очередь, может привести к конфликтной ситуации. В дипломатической практике иногда бывают случаи, когда адресат отказывается принять присланный или врученный ему документ, считая его оскорбительным или некорректным, и возвращает его отправителю с письменным или устным объяснением мотивов. Однако при наличии хороших отношений между обоими государствами адресат рекомендует отправителю, во избежание нежелательной огласки, взять свою ноту обратно, после чего она считается не посланной.

Как и личные, вербальные ноты печатаются на гербовой бумаге высокого качества, под гербом страны располагается название организации-отправителя, а в левом нижнем углу печатается адрес получателя с указанием министерства, дипломатического или консульского учреждения и столицы представляемой страны.

Вербальная нота имеет исходящий номер, шифр и дату отправления, например: № 14/1 ЕО. Никаких дополнительных индексов не ставится. В случае необходимости подобные пометки делаются на копии, которая передается «в дело».

В далеком прошлом выбор формы ноты – личной (подписанной) или вербальной (без подписи) – увязывался с состоянием отношений между государствами-субъектами переписки. Историками дипломатии в этой связи упоминается, в частности, факт перехода России в преддверии первой мировой войны в своих сношениях с правительством Австро-Венгрии лишь на вербальные ноты по всем поводам, что сведущими людьми расценивалось как явный признак натянутости, ухудшения отношений между двумя странами. В наши дни выбору формы ноты (личная или вербальная) уже не придается такой драматизации, и они рассматриваются как полностью равноценные.

Широко распространена также форма письменного обращения одновременно к нескольким государствам, государственным органам или сразу к нескольким дипломатическим миссиям. Такой документ называется циркулярная нота.

Составляется он по образцу вербальной ноты, а в левом нижнем углу пишется коллективный адрес, например: дипломатическим и консульским представительствам в Санкт-Петербурге. В отличие от вербальной ноты печать на таком документе никогда не ставится и он не подписывается и не парафируется.

Иногда у руководителей сразу нескольких дипломатических учреждений возникает необходимость изложить руководству государственного органа общую точку зрения или же согласованные предложения. С этой целью используется форма коллективной ноты , являющейся наиболее авторитетным видом корреспонденции. Она составляется в единственном экземпляре, на котором проставляются подписи всех глав соответствующих дипломатических представительств, и передается в ходе встречи, на которой должны присутствовать все лица, подписавшие такую ноту.

Не требуют комплиментарного оформления и такие документы дипломатической переписки, как памятные записки и меморандумы.

Памятная записка вручается лично после устного заявления или просьбы с их изложением с целью усилить значение сделанного заявления; подчеркнуть важность обозначенной просьбы; способствовать успешному, а иногда – и ускоренному продвижению дела; предупредить возможность неправильного толкования или понимания сообщенного в дипломатической беседе. Разумеется, далеко не каждая из бесед должна завершаться вручением записки.

Обычно памятная записка составляется в безличной форме: «Доводится до сведения», «Сообщается», «Возбуждается просьба» и т. д. Вполне допустимо ее сразу начинать с существа дела. Текст записки не содержит ни обращения, ни комплимента, печатается на простом листе бумаги; под текстом проставляется название столицы и дата вручения; печать не ставится. Если памятная записка содержит изложение устного заявления или само заявление без вышеуказанных вводных фраз, в конце ее название столицы и дата также не пишутся. Над текстом печатается надпись: «Памятная записка».

Возможны случаи, когда посольство не предполагало вручать памятную записку, но собеседник по своей инициативе попросил ее передать. При отсутствии серьезных причин, препятствующих этому, записка посылается с личной или вербальной нотой (вариант: с визитной карточкой) со ссылкой на просьбу.

Еще одна из форм дипломатической переписки, носящая обычно менее важный характер, чем личная или вербальная нота, – меморандум.

Меморандум представляет собой документ, подробно излагающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержащий анализ соответствующих положений, аргументацию в защиту своей позиции и (или) полемику с доводами другой стороны. Этот вид документа может содержать несколько страниц текста.

Меморандум составляется не в форме письма, адресованного какому-либо лицу или учреждению, а в виде изложения фактической, документальной или юридической стороны вопроса, не подписывается и не парафируется. В случае необходимости упоминания отправителя или адресата (например, министерство, дипломатическое представительство) это делается в третьем лице. Печать на таком документе, как правило, не ставится. Меморандум пишется обычно на отдельных, скрепленных между собой листах бумаги канцелярского формата (иногда на первом из них стоит логотип учреждения или государственный герб). Дата проставляется на первом или последнем листе. Меморандум не содержит обычных для дипломатических документов трафаретных формул вежливости. Он либо прилагается к ноте, развивая и обосновывая ее положения, либо препровождается в качестве самостоятельного документа, либо вручается лично в процессе устной беседы с целью дать возможность собеседнику подробно ознакомиться с вопросом.

Меморандум вручается лично или пересылается с нотой. При вручении он печатается на нотном бланке, не имеет обращения и комплимента, под текстом указываются место и дата вручения, печать не ставится. Меморандум, посылаемый с нотой, печатается на нотной бумаге (не на бланке); место и дата отправления не указываются (хотя напечатание их не будет ошибкой); печать также не ставится. Приложение меморандума к ноте позволяет сократить текст самой ноты и дает определенные преимущества при изложении вопроса, являющегося предметом переписки.

Следует также назвать очень важный вид дипломатической переписки – верительные грамоты. Так называются документы, удостоверяющие назначение данного лица в качестве дипломатического представителя и аккредитование его при главе государства страны пребывания. Верительные грамоты составляются стереотипно. В них указывается, что глава государства назначает такое-то лицо в качестве посла или посланника в данной стране. Верительные грамоты подписываются главой государства и обычно скрепляются подписью министра иностранных дел или других уполномоченных на то лиц. Их вручение обставляется в более или менее торжественной обстановке, в зависимости от практики и обычаев каждой страны.

До вручения верительной грамоты дипломатический представитель еще не считается официально вступившим в исполнение своих обязанностей. Его визиты к должностным лицам и коллегам по дипломатическому корпусу носят лишь частный характер, и он воздерживается от официальных служебных демаршей перед министерством иностранных дел страны пребывания.

Он сохраняет свой официальный статус до момента отозвания или же вручения им или его преемником отзывных грамот.

Дата вручения верительной грамоты определяет старшинство дипломатических представителей одного и того же ранга. Что касается консульских представителей, то их старшинство определяется датой получения из министерства иностранных дел экзекватуры взамен врученного консульского патента. Получение экзекватуры свидетельствует о признании их в качестве консульских представителей государств в стране пребывания.

Знакомым официальным лицам, когда посылка личной или вербальной ноты по тем или иным причинам не представляется возможной, направляются частные письма.

В них может быть высказана просьба об оказании содействия по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, и тем самым подчеркивается заинтересованность автора в конкретном деле, в ускорении решения проблемы и т. п.

Данный вид дипломатической переписки используется и по протокольным поводам – для поздравлений с личными и семейными событиями (день рождения, продвижение по службе, получение ордена, рождение ребенка в семье), а также в случае траурных событий и др. С частным письмом также препровождаются сувениры.

Частные письма пишутся на обычной бумаге (в пол-листа), иногда на бланке с напечатанными типографским способом в левом верхнем углу именем и фамилией или официальным положением отправителя. Обратная сторона листа не используется. Типовые обращения: «Уважаемый господин Министр», «Уважаемый господин Директор» и т. п. Заключительный комплимент в письме зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений с ним (за основу могут быть взяты рекомендации о комплиментах при посылке личных нот). Частное письмо предпочтительнее писать от руки, чем подчеркивается особое уважение к лицу, которому посылается письмо. Адрес пишется только на конверте.

Каждый год в России принимается свыше ста иностранных делегаций. В то же время представители российского государства регулярно осуществляют визиты в зарубежные страны, устанавливают связи, ведут переговоры и переписку дипломатического характера. Все это делается с целью разрешения государственных вопросов, улаживания политических и межнациональных конфликтов, поддержания мира и безопасности.

Роль и значение дипломатической документации

Ведущее место отводится документации, посредством которой осуществляются . В ней затрагиваются животрепещущие вопросы войны и мира, обсуждаются глобальные проблемы, выражается отношение государства к происходящим в мире событиям. Текст должен иметь глубокое содержание и конструктивный характер, полностью исключать двусмысленность. Исторический опыт наглядно демонстрирует, что в дипломатической переписке роль играет не только каждое слово, но и знак препинания.

Для подготовки документации на соответствующем уровне привлекаются лица, компетентные в области внешней политики, владеющие тонкостями дипломатического этикета и навыками делопроизводства. Они обязаны понимать не только суть обсуждаемого вопроса, но и знать его предысторию, состояние на момент составления бумаг.

Виды дипломатической документации

Различают две категории дипломатической документации государства. Одна из них носит внутриведомственный характер, другая касается письменных связей с иностранными державами. Официальная переписка ведется строго в соответствии с общепринятыми нормами протокола и этикета.

Чаще всего в министерствах и посольствах практикуются следующие виды документов:

• Вербальная нота – печатается на специально отведенном для этого бланке с изображением . Состоит из трех пунктов: вступительный комплимент, основное содержание, заключительный комплимент. Отправляется от имени посольства или министерства иностранных дел в третьем лице, скрепляется печатью.
• Личная нота – тоже пишется на нотном бланке, но от первого лица, скрепляется подписью и посылается всегда курьером. Может содержать важную информацию по вопросам дипломатического и личного характера, например, официальные поздравления или соболезнования, приглашение.
• Памятная записка – оформляется после устной просьбы или заявления с целью их усиления или предупреждения неверного истолкования. Не требует печати или подписи. Записка доставляется с курьером, иногда вручается лично.
• Меморандум – освещает одну из сторон важной проблемы либо содержит анализ ситуации в стране, изложение ее позиции в случае, когда это требуется сделать официально. Меморандум посылается с нотой либо вручается лично.
• Частное письмо – личное послание полуофициального характера, выражающее благодарность, приглашение или просьбу. Часто используется в отношении с деятелями культуры, политиками, когда нет необходимости отправлять ноту.
• Заявления – отражают реакцию государства на какое-либо событие, иногда протест или предупреждение.

Требования к дипломатическим документам

Разработка дипломатических документов – это одно из наиболее приоритетных направлений деятельности ведомств иностранных дел. К ним предъявляются единые требования. Процесс корректного оформления официальных бумаг при переписке контролируется специальными протокольными службами. Специалисты по технике дипломатии выделяют четыре главных элемента, которые надо использовать при их составлении:

• протокольные формулы;
• смысловое ядро;
• аргументационная часть;
• изложение фактов.

Это означает, что информация должна преподноситься грамотно, четко и лаконично, сопровождаться убедительными аргументами и ссылками на достоверные источники. Особенно это касается зарубежной корреспонденции, где любые неточности могут повлечь за собой непредсказуемые последствия.

Аналогичные правила действуют в отношении оформления переписки.

• Оно должно быть безупречным по содержанию, структуре и по внешнему виду, печататься только на бумаге высшего сорта формата A4.
• Правки и подчистки не допустимы, но можно складывать документ пополам.
• Печать и подпись стоят в нижней части листа, адрес указывается на конверте.
• Формально дипломатическая переписка ведется на официальном языке своей страны, но на практике часто сопровождается приложением перевода к каждому документу. Это делается во избежание затруднений и задержек при рассматривании вопросов, всякого рода разночтений. По согласованию обеих сторон переписка может проходить на третьем языке, например, на английском. Однако первый и последний варианты способны вызвать нежелательные осложнения.
• Дипломатический этикет обязывает проявлять строгую щепетильность в отношении правильного написания имени, фамилии, титула или звания адресата. Любые сокращения в переписке являются недопустимыми и способны задеть чувство собственного достоинства иностранной персоны.
• Требуется в каждой фразе текста проявлять аккуратность, учтивость, корректность и уважение к национальным традициям. Игнорирование норм дипломатического протокола или этикета в данном случае может нанести серьезный ущерб престижу всей страны.

Дипломатическая переписка - переписка государства, правительства, ведомства иностранных дел с соответствующими иностранными государствами, дипломатическими представительствами этих государств, международными организациями, а так же переписка таких дипломатических представительств между собой. В международной практике сложились определенные виды документов дипломатической переписки, различающиеся по содержанию и техническому оформлению.

Самыми распространенными среди них являются:

1. личные ноты;

2. вербальные ноты;

3. памятные записки;

4. меморандумы;

5. частные письма полуофициального характера.

Стиль служебной переписки всегда изменяется в зависимости от языка и традиций различных стран, однако он тем не менее подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями. Протокол официальной переписки, целью которого является оказать адресатам корреспонденции знаки уважения, на которые они имеют право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строится таким образом, чтобы отношения между государствами и их представителями основывались на равенстве, уважении и взаимной корректности. Некоторые из приведенных документов обрамлены так называемыми формулами вежливости, комплиментами. В других документах таких формул нет.

Протокольные формулы вежливости применяются в личных и вербальных нотах, памятных записках, направляемых с курьерами (форма документа, которая используется довольно редко).

Личная нота

Личная нота направляется по вопросам важного и принципиального значения или содержит информацию о каком-либо крупном событии. Нота составляется в первом лице от имени подписывающего ноту и начинается с обращения. Наиболее распространенной формой является: "Уважаемый господин Министр", "Уважаемый господин Посол". Это обращение призвано благожелательно настроить получателя в отношении содержания текста. Далее идет смысловая часть документа. Заканчивается нота комплиментом (формула вежливости), в котором автор "свидетельствует свое уважение".

Тональность личных нот может быть более или менее теплой. Если нота начинается словами: "Господин Министр", "Господин Посол" и заканчивается "С уважением" (без "искреннего" или "глубокого"), то очевидно намерение автора придать ноте сдержанный характер.

Характер комплимента должен учитывать принцип взаимности, особенно в случае направления ответной ноты. Форма обращения зависит также от конкретного случая и местной практики.

Если временный поверенный в делах - советник в ранге посланника, то обращение к нему должно быть следующим: "Господин Министр". В зависимости от местной практики в порядке взаимности слово "господин" можно писать полностью.

Вербальная нота

Вербальная нота - наиболее распространенный в настоящее время документ. Министерства иностранных дел и посольства ведут дипломатическую переписку в основном путем направления вербальных нот. Вербальные ноты используются для рассмотрения и решения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего характера. Нотами также запрашиваются визы, сообщается об автодорожных происшествиях с участием сотрудников посольств, доводится до посольств информация представительского характера (об организации поездок дипломатического корпуса по стране, о приглашении дипломатов на мероприятия по случаю национального праздника страны, об экскурсиях на промышленные предприятия и в научные учреждения) и т.д.

Вербальные ноты начинаются и заканчиваются комплиментом. Нота начинается с полного наименования отправителя и получателя: "Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Республики.. и имеет честь сообщить..."

Заключительный комплимент содержит сокращенное название: "Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем самом высоком уважении".

Иногда слова "пользуется случаем" в комплименте опускаются, например когда в ноте сообщается об автодорожном происшествии с участием дипломата, в результате которого имеются человеческие жертвы. Очевидно, что слова "пользуется случаем" в данном контексте неуместны, и комплимент может иметь следующую форму: "Министерство возобновляет Посольству уверения в своем весьма высоком уважении".

Если вербальная нота Министерства является ответом на ноту посольства, то в этом случае нота будет начинаться следующим образом: "Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Франции и в связи с нотой Посольства № от (число, месяц, год) имеет честь сообщить следующее..." Комплимент в нотах может быть опущен, но это делается лишь в том случае, если нота содержит протест в связи с действиями представителей посольства или государства (попыткой заниматься незаконной деятельностью, грубым нарушением норм поведения). Ясно, что в таком случае комплимент ослабил бы протест и, следовательно, исказил бы характер ноты.

Не употребляется комплимент в вербальных нотах, содержащих сообщение об объявлении траура в стране, или в нотах с выражением соболезнования, а также исходя из принципа взаимности в тех случаях, когда ведомство иностранных дел той или иной страны не использует комплименты в своей дипломатической переписке.

Диапазон протокольных формул вежливости весьма широк. Это позволяет смягчить более строгий тон или придать ему большую теплоту. Однако при этом всегда следует помнить: ничто не ценится так дорого и не стоит так дешево, как вежливость. Резкие выражения, риторические обороты речи, туманные намеки, восклицательные знаки, сокращения в виде "и т.д. и т.п." в нотной переписке недопустимы. Работая над текстом ноты, содержащей, например, протест, нелишне помнить о том, что она может быть не принята, а это, в свою очередь, может привести к конфликтной ситуации с далеко идущими последствиями.

Текст вербальных нот составляется в третьем лице.

Как личные, так и вербальные ноты печатаются на гербовой бумаге высшего качества.

В международной практике в настоящее время все реже встречаются вербальные ноты, подписанные или завизированные главой дипломатического представительства. Практически не существует различия между вербальными нотами с подписью (визой) и теми, которые имеют лишь печать посольства.

Вербальная нота имеет исходящий номер, шифр и дату отправления, например № 14/1 ДЕ или 27/ДГП. Никаких дополнительных индексов не ставится. В случае необходимости это делается на копии, остающейся в деле. Нота скрепляется мастичной гербовой печатью Министерства иностранных дел или посольства. Печать проставляется в конце текста ноты, там, где напечатана дата отправления. Необходимо следить за тем, чтобы изображенный на печати герб имел правильное положение.

В дипломатической переписке имеются документы, которые не требуют комплиментарного оформления. К ним относятся памятные записки, меморандумы.

Памятная записка

Встречаются два вида памятных записок: памятные записки, переданные лично, и памятные записки, направленные с курьером. Памятная записка обычно вручается лично с целью усилить значение или подчеркнуть важность сделанного во время беседы устного заявления или просьбы, облегчить дальнейшее продвижение дела, предупредить возможность неправильного толкования или понимания беседы или устного заявления. Текст памятной записки составляется в безличной форме с употреблением выражений: "возбуждается просьба", "приходится констатировать", "сообщается".

Памятные записки печатаются на простой бумаге без герба. Адрес и исходящий номер не ставятся; проставляются лишь место и дата отправления. Над текстом записки печатается надпись: "Памятная записка".

Памятные записки, направленные с курьерами, в настоящее время встречаются довольно редко. По форме они почти не отличаются от вербальной ноты: составляются в третьем лице, содержат обращение и комплимент, печатаются на нотном бланке, имеют номер, место отправки и дату. В отличие от вербальной ноты, на таких записках не ставится печать и не указывается адрес. Сверху имеется надпись: "Памятная записка". Памятные записки направляются или по просьбе лица, с которым состоялась беседа, или как напоминание о том или ином вопросе.

Меморандум представляет собой документ, в котором рассматривается фактическая сторона того или иного вопроса, содержится анализ его отдельных аспектов, излагается аргументация в защиту своей позиции, содержится полемика с доводами другой стороны. Меморандум может быть либо приложением к личной или вербальной ноте, либо самостоятельным документом, передаваемым лично или пересылаемым с курьером. Приложение меморандума к ноте

позволяет сократить текст самой ноты и вместе с тем дает известные преимущества в характере изложения вопроса, являющегося предметом переписки.

Меморандум как приложение к личной ноте печатается на нотной бумаге без герба; номер, печать, место (город) и дата отправления не ставятся. Меморандум, вручаемый лично, печатается на нотном бланке, обращения и комплимента не имеет. Печать и номер на нем не ставятся, однако указываются место и дата отправления.

Частное письмо полуофициального характера

Частное письмо полуофициального характера посылается знакомым официальным лицам в случаях, когда требуется какое-либо содействие в решении вопросов, являющихся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или ускорить решение какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.

Частные письма пишутся на обычной бумаге (в пол-листа), иногда на бланке с напечатанными типографским способом в левом верхнем углу именем и фамилией или официальным титулом отправителя. Обратная сторона листа не используется.

Дипломатическая беседа

Суть предназначения дипломатической беседы – форма вступления в контакты того гос-ва, где это дипломатическое представительство аккредитовано. Дипломатическая беседа - вершина дипломатической деятельности дипломата.

В дипломатических беседах решаются несколько задачи:

1) Просто нужна для поддержания контактов – иногда в форме легкого обмена мнениями, просто тупо обменяться пару фразами

2) Развитие дружественных связей со страной пребывания – форма вступления в контакт – улучшение знания о стране, вступление в круги официальные.

3) Разъяснение ситуации в своей стране – политику, основные направления и т.д. + внешняя политика страны

4) Познавать те процессы, которые в этой стране происходят – что там происходит, какова природа этих процессов, и через сеть бесед с разными лицами, мы узнаем всю ин-фу, чем живет данная стран

5) Выяснение конкретной страны пребывания по конкретному вопросу

6) Изучать мнение, позицию официального руководства страны.

7) Форма проверки достоверности информации (проверка ин-фы на степень достоверности)

Уровни дипломатических бесед :

1) Уровень президентов – либо один на один, либо с помощниками. Полномочия очень большие – самый высокий уровень

2) Главы правительств

3) Уровень атташе

Виды бесед: три группы

1) Беседы по инициативе самого дипломатического работники – сами планируем, готовимся, контакт, встреча с коллегой и т.д.. – самая легкая форма беседы.

2) Беседы по поручения центра – поручения встретиться с таким-то и довести до к-то такую позицию – поручения президента, премьер, Министра ИнДел – запросить у центра всю справочно-информационные данные. + инструкция, либо памятная записка, либо меморандум

3) Беседа по офиц приглашению той страны, где аккредитованы

Личная беседа – планируем на год. Нужно провести целую серию встреч с лидерами. Программируем все заранее. Если выборы – задачи, цели, места в парламенте, внешняя политика этих партий и т.д. расширяем информационную базу – для отчетов, аналитические записки, информац материалы.

Беседы по поручения центра - тщательно изучить проблему для беседы –возлагается задача потом справку аналит, вопросы и ответы от собеседника. Собеседник может критиковать позицию страны – что должен делать дипломат? Обычно собеседники не совсем информированы – поэтому нужно раскрыть мотивы, истинную позицию гос-ва. Цель – не ухудшать отношения между странами – разъяснение позиции.

Нужно не излагать позицию страны устно, нужно иметь уже подготовленный документ, где на языке оригинала и перевода излагаются основные принципы – передаем текс этого заявления (памятная записка, меморандум).

Беседа по официальному приглашению страны-пребывания – подготовка серьезно затруднена – о цели приглашения не заявляют. Обычно, когда срочно приглашают, нужно обладать базой двусторонних отношений (или поднять всю базу) – что страна та поднимала и не получила ответ; собрать всех сотрудников и спросить были ли эксцессы на дорогах, заявлений журналистам, интервью.

С кем ведут беседы диплом работники :

1) От руководства страны посол может встретить с офиц. лицом любого уровня

2) Официальные представители других министерств

3) Полит обществ деятели той страны – видные люди, бывшие политики, деятели науки, культуры, деловые круги страны

4) Беседы с дипломатическим корпусом других стран – коллеги – важнейший контакты

Требования к человеку, который ведет дипломатические беседы :

1) Фундаментальная база подготовки – самообразование + учеба в специальных учреждениях. Без фундаментальных основ культуры, истории другой страны, нельзя стать человеком, которого не уважают

2) Подготовленность к конкретному разговору/беседе – знать досконально историю вопроса, чтобы поставить перед собеседником; характер собеседника (открытый, закрытый, веселый, строгий, предпочтения, хобби). Как расположить этого человека

3) Тактика проведения беседы – с чего начнете (погода, спорт, общие моменты)

4) Запастись аргументами, которые будут подкреплять вашу позицию

5) Чувство времени + собранность и концентрация внимания (иначе противник может нанести удар).

6) Такт, которым мы обладаем, или не обладаем – главное – умение слушать; говорить кратко, ясно.

7) Нужно помнить, что беседа – это двусторонний диалог, если собеседник не идет на контакт, его нужно уметь заинтересовать – дать ин-фу, которая интересна для собеседника.

Где и как ведут беседы дипломаты?

Дипломаты ведут беседы во времени дипломатических приемов – за фуршетом (о политике двух своих стран, налаживают контакты); рассаживают рядом с дипломатом – начинаем беседы. Нет правила, беседовать за фуршетом или нет. Если человек занят, можно использовать контакт для узнавания мнения по какому-либо вопросу.

После беседы

По итогам любой беседы оформляется письменная запись беседы – дневник (записывает содержание контакта, встречи). Существует форма записи беседа – фамилия и должность собес, день, час, продолжит, место, по чье инициативе, точное содержание беседы – в начале записи – все то, что сказал собеседник, и поставил такие-то вопросы; во второй части – изложение своей точки зрения, на поставленные вопросы ответил так-то.

Обычно записывают помощники, сам не записывает. Потом эта запись беседы (при информ характере + принципиальные моменты), направляем запись этой беседы в центр.

Нужно правильно выбирать собеседника беседы – качество сбора информации – информат.-аналит. работа посольства.

Вербальная нота

Наиболее распространённый вид. Она может касаться важных, принципиальных вопросов, равно как и рутинных. Содержит различного рода информацию (изменения в дип. персонале), просьбы (выдать визу, решить какой-либо вопрос), может выражать недовольство или вновь привлечь внимание к вопросу. Печатается на нотном бланке с гербом, ставятся индекс и номер ноты. Ноты отправляются адресату от имени МИДа или посольства в 3-м лице (с датой, адресом получателя и печатью вместо подписи) и не подписываются. Текст состоит из трёх частей: 1) вступительный комплимент; 2) содержание ноты; 3) заключительный комплимент

Личная нота

Пишется на нотном бланке, но исполняется от первого лица с подписью, индекса и номера не ставится, печати нет. Посылается по вопросам важного и принципиального значения, с информацией об изменении названия государства, по вопросу о двусторонних отношениях, а также личные ноты коллегам по дип корпусу или МИДа об отпуске, вручении верительных грамот, временном отъезде и назначении временного поверенного в делах; по протокольным вопросам, поздравления, соболезнования. Посылается только курьером.

Меморандум

Содержит фактическую или юридическую сторону какой-либо проблемы и может представлять собой изложении позиции страны, её анализ ситуации – тогда, когда это надо сделать явно официально. Вручается лично (ставится дата и место, печатается на бланке) или пересылается с нотой (без даты и места, на бумаге). Не содержит ни вступления, ни заключения, но есть заголовок “Меморандум правительства РФ по вопросу о…”. Печать не ставится.

Памятная записка

Вручается: 1) лично после устного заявления и просьбы (чтобы усилить её значение, предупредить неправильное толкование) или как ответ на просьбу, 2) с курьером, вместе с визиткой или другой нотой. Составляется, как правило, безлично, не содержит ни вступления, ни заключения, но есть заголовок “Личная записка”, не подписывается, без печати, ставится дата и место. Преимущественно по повседневным вопросам.

Частное письмо

Личное письмо используют для отношений с деятелями культуры, деловых кругов, общественных организаций, политиками тогда, когда отправление другой ноты не диктуется необходимостью. Это может быть сопроводительное письмо, выражать благодарность, поздравления, личные приглашение или просьбу и т.д. Но в любом случае подчёркивается личный характер письма – по частному событию. Пишется либо на личном бланке отправителя, либо на хорошей бумаге. Обращение “Уважаемый г-н”. Комплимент “С уважением”, “прошу принять мои уверения в весьма высоком к Вам уважении”. Зависит от положения адресата и степени отношений с ним. Предпочтительнее писать и подписать от руки. Адрес пишется на конверте. Ставятся место и дата (вверху справа, иногда внизу) и иногда положение отправителя (вверху слева если личный бланк, или снизу справа после подписи).

Заявления

Носят более значительную смысловую нагрузку, чем меморандумы и могут содержать реакцию государства на событие или предупреждение.

Ссылки

• Дипломатические информационные материалы

Wikimedia Foundation . 2010 .

• Фентон
• Феноцианины

Смотреть что такое "Дипломатическая переписка" в других словарях:

ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА Юридический словарь

ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА - переписка государства, правительства, ведомства иностранных дел с соответствующими иностранными государствами, дипломатическими представительствами этих государств, международными организациями, а тж. переписка таких дипломатических… … Юридическая энциклопедия

ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА - переписка государства, правительства, ведомства иностранных дел с соответствующими иностранными государствами, дипломатическими представительствами этих государств, международными организациями, а т.ж. переписка таких дипломатических… …

дипломатическая переписка - переписка государства, правительства, ведомства иностранных дел с соответствующими иностранными государствами, дипломатическими представительствами этих государств, международными организациями, а также переписка дипломатических представительств… … Большой юридический словарь

ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА - категория дипломатических письменных актов; одна из основных и наиболее часто используемых форм деятельности государства либо иного субъ.екта международного права. Д.п. выражается в установлении дипломатических контактов посредством направления… … Энциклопедия юриста

ПЕРЕПИСКА ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ - см. Дипломатическая переписка … Юридический словарь

ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПОЧТА - 1) синоним понятия дипломатическая переписка; 2) наиболее часто используемый в международной практике вид связи между государством, международной организацией или иным субъектом международного права, с одной стороны, и их зарубежными органами… … Юридический словарь

ПЕРЕПИСКА ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ - (см. ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА) … Энциклопедический словарь экономики и права

ДИПЛОМАТИЧЕСКАЯ ПОЧТА - 1) собирательное понятие, подразумевающее все виды дипломатической переписки., осуществляемой официально в какой либо вещественной форме (почтовой, телеграфной, электронной, по радио и др.); синоним понятия дипломатическая переписка. Согласно… … Энциклопедия юриста

переписка дипломатическая - см. дипломатическая переписка … Большой юридический словарь

Книги

• , Дипломатическая переписка Екатерины II (1776-1777 гг.). Издание Императорского Русскаго Историческаго общества. Санкт-Петербург, 1914 год. Книга представляет собой репринтное издание 1914… Издатель: Книга по Требованию , Производитель: Книга по Требованию , Купить за 2591 грн (только Украина)
• Дипломатическая переписка Екатерины II , Дипломатическая переписка Екатерины II (1776-1777 гг.). Издание Императорского Русскаго Историческаго общества. Санкт-Петербург, 1914 год. Книга представляет собой репринтное издание 1914… Серия: Издатель: